یک فرایند کسب و کار یک سری یا شبکه ای از فعالیتهای با ارزش افزوده است که انجام می پذیرد تا بتوان به اهداف سازمانی دستیافت. این فرایندها برای هرسازمانی حیاتی است تا بتواند ایجاد درامد نموده و اغلب خود هزینه زا هستند. فرایند ها در سازمانه اغلب جزئی از سرمابه های استراتژیک به حساب می آیند که بایستی درک شده، مدیریت شوند و بهبود داده شوند تا بتواند محصول یا خدمات با ارزش افزوده به مشتری ارائه نمایند. مدیریت فرایند سعی می کند که قابلیت تغییر را در سازمان در با ترکیب مناسب انسان و تکنولوژی افزایش دهد. البته در قدیم فرایندها را بیشتر با مفاهیم وظیفه، دپارتمان و تولید و خروجی شناخته می شد ولی امروزه بیشتر مدیریت فرایند با تکیه بر تلفیق نیروی انسانی و تکنولوژی و خصوصا فن اوری اطلاعات مد نظر است. یعنی در مراحل اجرایی یک گردش کار به یم نیروی انسانی برای قضاوت در خصوص کار ی که باید انجام شود یا ارزیابی کاری که انجام شده نیاز است.
مدیریت فرایندها به سازمان اجازه می دهد که فرایندها مبتی بر تکنولوژی و با بهره گیری از سیستمهای نرم افزاری بتوانند مشکلات سازمانها را حل کنند.
مذدیریت فرایندها شامل مراحل زیر هستند:
نرم افزار وی فلو امکان طراحی و مدلسازی، کمک به اجرا، پایش و انالیز فرایندها را فراهم می آورد.
ساختار فرایندها
پس از شروع بکار با Viflow در صفحه اصلی نرم افزار می توان به اکثر اطلاعات مهم بانک اطلاعاتی انتخاب شده دسترسی داشت. تمام فرایندها، نواحی و بخش های سازمان و اطلاعات کامل هر فرایند در قسمت سمت چپ صفحه به شکل نمودار درختی مانند اکسپلورر ویندوز نشان داده می شود.
در سمت راست نمای عمومی فرایند با قابلیت بزرگنمایی دیده می شود. با دوبار کلیک روی هر فرایند می توان آنرا بازکرده و شکل ترسیم شده گردش کار را مشاهده کرد. همجنین به سادگی می توان اطلاعات مربوط به هر فعالیت در هر مرحله کاری در فرایند را فعال نمود.
مدلسازی و ترسیم فرایندها
برای ترسیم فرایندها به سادگی از نوار الگوها، شکل یا نماد مناسب را با موشواره کشیده و در داخل صفحه ترسیم قرار داده می شود. در این حالت پنجره ای باز شده و اطلاعات در آن ثبت می گردد. این اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی ذخیره و در هنگام نمایش فرایندها در خروجی تحت وب با فرمت HTLM قابل مشاهده است یا در هنگام گزارش گیری با Viflow Reporter می توان آنها را آنالیز نمود.
به همین ترتیب می توان شکل نوارهای نواحی سازمانی، فعالیت یا تصمیم گیری و خطوط رابط را فقط با کشیدن و رها کردن الگوها در داخل صفحه ترسیم ادامه داد و به سرعت و سادگی نمودارهای گردش کار فرایندها را ایجاد نمود.
زیر فرایندهایی که خود دارای تعدادی فعالیت هستند به شکل سایه دار نشان داده می شوند و در سمت راست صفحه با یک علامت + مشخص می شوند.
انتشار و توزیع فرایندها
پس از ایجاد و مستند شدن فرایندها نیاز به توزیع فرایندها و در دسترس قرارگرفتن انها برای کارکنان سازمان می باشد. برای این کارViflow دارای توابع پیشرفته برای انتشار فرایندها و ایجاد فایل خروجی Webmodel یا تحت شبکه با فرمت HTLM می باشد. برای مشاهده فایل خروجی شامل فرایند و کلیه اطلاعات مرتبط نیاز به اینترنت اکسپلورر میباشد.
خروجی می تواند بر روی شبکه داخلی سازمان و برای گروههای سازمانی با تفکیک دسترسی قرارداده می شود و اطلاعات و فرایندهای مشخص شده برای آنها قابل مشاهده است.
با کلیک روی قسمت نمودار درختی فرایندها یا شکل گرافیکی ترسیم شده فرایندها می توان روی گردش کار فرایند حرکت و فرایند ها را مرور نمود و اطلاعات مندرج و مدارک لینک شده را مشاهده و باز کرد. بدین ترتیب کارکنان به سادگی میتوانند با فرایندها کار کنند.
مستند سازی و مدیریت فرایندها
Viflow Reporter یک برنامه جانبی برای ایجاد مدارک نوشتاری، آنالیز داده ها و اطلاعات مربوط به مدیریت فرایندها است.
به کمک آن می توان گزارشهای متنوعی از اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی مانند موارد زیر را تهیه نمود.
· فهرست اصلی مستندات و موارد تحت کنترل
· فهرست مستندات، فرمها و کاربران آنها
· تشریح فرایندها
· شاخص های اندازه گیری فرایندها
· بهبودهای احتمالی
· فهرست اقدامات برای بهبود فرایندها
· شرح مشاغل
· مدل ارتباطات فرایندها
عضو شوید
عضویت سریع
آمار
وب سایت:
آمار مطالب
آمار بازدید
